Instrukcja obsługi

Zakładka Klienci

Zakładka Klienci to kartoteka firm, dla których przygotowujesz oferty. Stąd bierzesz klienta do wyceny i tu wracasz do jego zapisanych wycen.

Układ zakładki

Po lewej stronie jest lista firm, a po prawej karta firmy, którą klikniesz. Dopóki nikogo nie wybierzesz, po prawej widać napis „Wybierz klienta lub dodaj nowego”. Na górnym pasku są licznik firm na liście, pole wyszukiwania oraz przyciski Nowy klient, Import i Eksport.

Gdy masz włączone wyceny on-line, na górnym pasku pojawiają się dwie karty: Klienci firmy, czyli firmy wpisane przez Ciebie, i Klienci online, czyli firmy, które przysłały zapytanie przez portal. Bez portalu widzisz tylko klientów firmy.

Wyszukiwanie i akcje

Wpisz w pole wyszukiwania fragment nazwy, NIP, adresu, e-maila, telefonu albo notatki, a lista od razu zawęzi się do pasujących firm. Pełna nazwa nie jest potrzebna.

• Nowy klient — otwiera pustą kartę po prawej. Wpisz przynajmniej nazwę i NIP, bo z nich powstaje nazwa folderu klienta, i kliknij Zapisz klienta. Dopiero zapis dodaje firmę do kartoteki na dysku i zakłada jej folder w Folderze 1.
• Import — wczytuje listę klientów z pliku CSV, np. wyeksportowanego wcześniej z LaserCalc. Zaimportowana lista zastępuje całą dotychczasową kartotekę, dlatego przed importem zrób eksport obecnej listy. Wczytane firmy od razu widać na liście, ale na dysk trafią dopiero wtedy, gdy klikniesz Zapisz klienta przy dowolnej karcie.
• Eksport — zapisuje kartotekę klientów do pliku CSV, np. żeby otworzyć ją w arkuszu albo przenieść na inny komputer. W pliku są tylko dane klientów, bez stawek, materiałów i wycen. Pełną kopię programu zrobisz przez eksport ZIP.

Dane klienta

Po kliknięciu firmy na liście po prawej stronie zobaczysz jej kartę. Na ofercie PDF program drukuje nazwę firmy, osobę kontaktową, adres i NIP, a telefon, e-mail i notatki służą tylko w programie.

• Dane firmy — nazwa firmy, NIP, numer telefonu i adres e-mail. Nazwa i NIP trafiają na ofertę i do nazwy folderu klienta. Adres e-mail program wstawia jako odbiorcę przy wysyłce oferty i w miejsce pola {EmailKlienta} w szablonie wiadomości; bez niego nie powstanie też plik .eml.
• Osoba kontaktowa — imię i nazwisko. Jeśli je wpiszesz, drukują się na ofercie pod nazwą firmy.
• Adres — ulica, numer domu, kod pocztowy i miejscowość, drukowane przy danych klienta.
• Notatki — informacje tylko dla Ciebie, np. ustalenia handlowe. Na PDF się nie drukują, więc jeśli klient ma coś przeczytać, dopisz to w treści e-maila z ofertą.

W nagłówku karty są trzy przyciski:

• Użyj w wycenie — przenosi dane tej firmy do bieżącej wyceny i przełącza na zakładkę Projekt. W Projekcie klienta wybierzesz też przyciskiem Wybierz, który otwiera okno z listą klientów.
• Folder — otwiera w Eksploratorze folder tej firmy w Folderu 1, a jeśli go jeszcze nie ma, najpierw go zakłada. Gdy Folder 1 nie jest ustawiony, program pokaże komunikat.
• Usuń — po potwierdzeniu usuwa kartę z kartoteki. Usunięcia nie da się cofnąć, ale pliki ofert w folderze klienta zostają na dysku.

Zapis zmian

Gdy coś zmienisz na karcie, na dolnym pasku pojawi się napis „Niezapisane zmiany”. Dopóki go widzisz, poprawki są tylko na ekranie, a po zamknięciu programu wróci poprzednia wersja karty. Zapisz klienta (albo Ctrl+S) zapisuje kartotekę na dysku, a Cofnij przywraca kartę do stanu z ostatniego zapisu. Jeśli z niezapisanymi zmianami klikniesz inną firmę, program zapyta, czy je porzucić. Po zapisie poprawione dane od razu widać też przy kliencie wybranym w Projekcie.

Uwaga. Folder klienta ma nazwę złożoną z nazwy firmy i NIP-u. Gdy zmienisz nazwę albo NIP i zapiszesz kartę, program założy nowy folder i do niego zapisze kolejne oferty, a dotychczasowe pliki zostaną w starym folderze, bo program ich nie przenosi. Starsze wyceny otworzysz wtedy ze starego folderu na dysku.

Zapisane wyceny

Pod danymi firmy jest lista Zapisane wyceny. Program pokazuje na niej pliki wycen zapisane w folderze tej firmy i w folderach jej ofert, od najnowszych (do 100 ostatnich), z nazwą, folderem oferty, datą i rozmiarem. Jeśli wycena zapisana przed chwilą w Projekcie nie pojawiła się na liście, kliknij Odśwież listę, a program jeszcze raz przejrzy folder.

Przycisk Wczytaj przy wycenie otwiera ją z powrotem w tabeli pozycji w Projekcie, z pozycjami i cenami, i ustawia tę firmę jako klienta. Gdy w tabeli są już jakieś pozycje, program najpierw zapyta, czy je zastąpić.

Klienci online

Karta Klienci online pojawia się tylko przy włączonych wycenach on-line. Program sam zakłada tu karty firm, które przysłały zapytanie przez portal. Kartę przeglądasz, poprawiasz, zapisujesz i bierzesz do wyceny tak samo jak kartę klienta firmy.

W automacie wycen możesz włączyć usuwanie starych wycen tych firm. Program kasuje wtedy z ich folderów oferty starsze niż podana liczba dni, razem z PDF i plikiem wyceny, ale same karty zostawia. Klientów firmy, których wpisujesz ręcznie, to czyszczenie nie dotyczy.